L’animation d’un événement physique à destination d’entreprises requiert une certaine logistique qui doit être préparée en amont si l’on veut s’assurer une pleine réussite le jour J.
Animatrice Ecobiz de 4 réseaux d’entreprises je vous livre ici quelques idées que j’utilise quotidiennement lors de ces petits-déjeuners et rendez-vous physiques.
L’événement récent du VeilleLAB Rhône-Alpes m’a également permis de constater que même en dehors des réseaux Ecobiz certains automatismes pouvaient être utilisés pour tout type de rendez-vous.
Le contenu des rendez-vous en eux-même n’est pas évidemment pas à prendre en compte, la cibles et les thématiques totalement différentes d’une semaine à l’autre…
Utilisation de badges
Indispensables ils permettent aux adhérents et membres d’un réseau d’engager la conversation. Il suffit d’ajouter nom, prénom, raison sociale et / site web.
Parfois j’ai également pu voir que le membre du réseau pouvait rajouter un besoin ou une simple question en dessous de son nom / prénom : par exemple « recherche de partenaires dans le secteur du home staging », « besoin de m’entretenir avec un membre spécialisé dans le secteur du bois ».
Cette indication est importante pour l’animateur qui fera le relais et mettra en relation le demandeur et la personne ressource.
Le rôle de l’animateur est ici crucial, car connaissant bien les parcours professionnels et les besoins des membres du réseau concerné il peut favoriser un gain de temps et permettre une prise de contact rapide entre chaque membre.
Visibilité de l’animateur
Mettre un cordon, tee-shirt aux couleurs (logo) du réseau concerné afin de pouvoir être visible des membres (et surtout des nouveaux). L’animateur doit être disponible et évoluer parmi les groupes d’adhérents. Il doit également savoir déléguer et trouver à l’intérieur du réseau des relais d’animation et de leadership. Faire participer tout le monde, récompenser un membre actif par exemple en identifiant avec chacun ce qu’il peut apporter au réseau et le rôle qu’il peut y jouer.
Tour de table
Nécessaire pour vaincre la timidité et le manque de confiance des participants. Une brève présentation suffit : identité, entreprise, fonction et besoin d’être présent à ce rendez-vous.
Très utile lors d’une assistance <15 participants
Agencement de la salle
Lors de thématiques ou présentations faites par un intervenant prévu ce jour-là, on peut prévoir d’agencer des tables rondes si le nombre n’excède pas 10 participants. Cette disposition en petit comité favorise les échanges. Prévoir toujours en amont la disposition de la salle par rapport au nombre de participants ( arc de cercle, tables en L, rangées…). A force d’animer des rendez-vous on connait également les préférences des membres et il faut savoir que chaque réseau a ses propres spécificités. Tel choix d’agencement peut également se prêter selon les thématiques concernées.
Speed business meeting
Utilisé au contraire lors d’événements pouvant accueillir plus de 20 participants. Très à la mode il permet de pouvoir rencontrer chaque participant lors de mini cercles de 6 à 10 personnes. Idem que le tour de table, le participant a 3 minutes pour se présenter dans les grandes lignes et donner en plus sa carte de visite.
A la fin du speed business meeting, on récolte plusieurs dizaines de cartes de visite. Un conseil : dès la fin de la séance, annotez-les sans attendre : mots clefs, zone géographique concerné, question.
Pour reprendre contact, c’est quand même plus efficace de se rappeler qui fait quoi !
Centraliser les plaquettes / cartes de visite des membres
S’il n’y a pas de speed business meeting, l’idée est de prévoir une table en déposant cartes de visite, plaquettes, publicités d’événementiels des participants afin de donner à ces derniers un espace libre à eux.
Questionnaire
A remettre aux participants à la fin des rendez-vous. Favoriser les questions ouvertes et ne pas excéder une page.
Via un questionnaire, les adhérents se sentent davantage concernés par les prochaines évolutions du réseau. Avoir toujours dans la tête que le réseau est fait pour les adhérents mais surtout par eux. Leurs remarques, observations sont ainsi essentielles et permettent à l’équipe projet d’évoluer avec eux tout au long du processus d’animation du réseau concerné.
N’hésitez pas à rajouter d’autres éléments qui selon vous sont essentiels pour dynamiser un réseau physique.